Biaya Perjalanan Mendasar Bagi Sebuah Perusahaan

 

Seiring dengan meningkatnya biaya perjalanan bisnis, perusahaan menyadari bahwa teknik manajemen biaya yang lebih baik dapat membuat perbedaan

KAMI. biaya perjalanan perusahaan Paket tour Medan meroket menjadi lebih dari $ 143 miliar pada tahun 1994, menurut survei terbaru American Express tentang manajemen perjalanan bisnis. 

Pengusaha sektor swasta menghabiskan sekitar $ 2.484 per karyawan untuk perjalanan dan hiburan, meningkat 17 persen selama empat tahun terakhir.

Biaya T&E perusahaan, yang sekarang menjadi pengeluaran terkendali terbesar ketiga di belakang biaya penjualan dan pemrosesan data, berada di bawah pengawasan baru. 

Perusahaan menyadari bahwa bahkan penghematan 1 persen atau 2 persen dapat diterjemahkan ke dalam jutaan dolar yang ditambahkan ke laba mereka.

Penghematan pesanan tersebut pasti mendapatkan perhatian manajemen, yang merupakan persyaratan untuk jenis proyek ini. Keterlibatan dimulai dengan memahami dan mengevaluasi komponen manajemen T&E agar dapat mengontrol dan memantaunya dengan lebih efektif.

Manajemen langsung mencakup penetapan tanggung jawab untuk manajemen perjalanan, menerapkan sistem pengukuran kualitas untuk layanan perjalanan yang digunakan, dan menulis serta mendistribusikan kebijakan perjalanan formal. Hanya 64 persen perusahaan AS yang memiliki kebijakan perjalanan.

Bahkan dengan dukungan manajemen senior, jalan menuju tabungan masih sulit - hanya satu dari tiga perusahaan yang berhasil menerapkan program internal yang akan membantu memangkas biaya perjalanan, dan banyak sekali aspek perjalanan yang begitu membebani, kebanyakan perusahaan tidak tahu harus mulai dari mana .

Industri perjalanan didasarkan pada informasi," kata Steven R. Schoen, pendiri dan CEO The Global Group Inc. "Sampai saat seorang penumpang benar-benar menginjakkan kaki di pesawat, mereka [hanya] telah membeli informasi.

Jika itu masalahnya, teknologi informasi tampaknya merupakan tempat yang layak untuk menuntaskan penghematan yang sulit dipahami, tetapi sangat dicari. "Inovasi teknologi dalam industri perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan menyadari potensi otomatisasi untuk mengontrol dan mengurangi biaya [perjalanan] tidak langsung,"

Kata Roger H. Ballou, presiden Grup Layanan Perjalanan Amerika Serikat dari American Express. "Selain itu, banyak perusahaan memulai program kualitas yang mencakup peningkatan proses yang canggih dan upaya rekayasa ulang yang dirancang untuk secara substansial meningkatkan proses manajemen T&E dan mengurangi biaya tidak langsung."

Ketika perusahaan melihat ke teknologi untuk membuat potensi tabungan menjadi kenyataan, mereka bisa menjadi sangat kreatif tentang metode yang mereka terapkan.

Leveler Hebat

Sistem reservasi terpusat sudah lama menjadi domain eksklusif agen perjalanan Paket wisata Danau toba 4 hari 3 malam dan profesional industri lainnya. Tapi semua itu berubah pada November 1992 ketika keputusan Departemen Perhubungan mengizinkan masyarakat umum mengakses sistem seperti Apollo dan SABRE. 

Perangkat lunak manajemen perjalanan, seperti TripPower dan TravelNet, segera bermunculan, memberikan wawasan perusahaan ke mana uang T&E mereka dibelanjakan.

Perangkat lunak ini melacak tren pengeluaran dengan berinteraksi dengan database perusahaan dan menyediakan akses ke sistem reservasi terpusat yang memberikan informasi reservasi langsung ke maskapai penerbangan, hotel, dan agen persewaan mobil. 

Program-program ini juga memungkinkan pengguna untuk menghasilkan laporan perjalanan terkomputerisasi tentang penghematan biaya dengan rincian tentang di mana diskon diperoleh, penggunaan hotel dan mobil serta pola perjalanan antar kota. Data aktual memberi perusahaan pengaruh tambahan saat menegosiasikan diskon dengan pemasok perjalanan.

"Saat Anda memiliki informasi, Anda tidak perlu kembali ke titik awal setiap kali Anda memutuskan untuk berganti agensi," kata Mary Savovie Stephens, manajer perjalanan untuk raksasa bioteknologi Chiron Corp.

Sybase Inc., pemimpin perangkat lunak klien / server dengan anggaran T&E tahunan lebih dari $ 15 juta, setuju. "Perangkat lunak memberi kami visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya tentang bagaimana karyawan membelanjakan uang perjalanan mereka dan pengaruh yang lebih baik untuk bernegosiasi dengan pemasok layanan perjalanan," kata Robert Lerner, direktur kredit dan layanan perjalanan perusahaan untuk Sybase Inc. 

"Kami memiliki akses yang lebih baik ke data, lebih cepat, dalam lingkungan waktu nyata, yang diharapkan memberi kami penghematan besar dalam T&E. Sekarang kami memiliki kendali atas informasi perjalanan kami dan tidak lagi harus bergantung secara eksklusif pada agen dan maskapai penerbangan. "

Biaya hak istimewa ini tergantung pada volume bisnis. Pembelian satu kali perangkat lunak manajemen perjalanan dapat mencapai dari di bawah $ 100 hingga lebih dari $ 125.000. 

Beberapa penyedia perangkat lunak akan mengakomodasi pengguna yang lebih kecil dengan menjual perangkat lunak sedikit demi sedikit seharga $ 5 hingga $ 12 per perjalanan yang dipesan, masih merupakan penghematan yang signifikan dari norma industri $ 50 per transaksi.

Tidak Ada Tiket Lagi

Perjalanan tanpa kertas menjadi lebih cepat daripada yang pernah dilakukan kantor tanpa kertas karena penyedia layanan dan konsumen bekerja sama untuk menurunkan harga tiket bagi pelancong bisnis. Mungkin kemajuan paling mutakhir adalah perjalanan "tanpa tiket", yang sedang diuji oleh hampir semua maskapai besar.

Sementara itu, penyedia dan agen perjalanan sedang bereksperimen dengan teknologi baru untuk memungkinkan para pelancong memesan layanan perjalanan melalui Internet, email, dan kios tiket tanpa pengawasan. 

Best Western International, Hotel Hyatt dan beberapa jaringan hotel besar lainnya memasarkan di Internet. Layanan ini mengurangi kebutuhan akan kertas dan menawarkan layanan yang lebih baik dan manfaat tambahan seperti peningkatan efisiensi, peningkatan pelacakan biaya dan tren perjalanan, dan pengurangan biaya.

Dennis Egolf, CFO dari Veterans Affairs Medical Center di Louisville, Ky., Menyadari bahwa lokasi desentralisasi pusat medis, seperempat mil dari rumah sakit, mempersulit efisiensi. 

"Kami kehilangan waktu produksi dan banyak hal hilang," katanya. "Setiap memo harus dibawa tangan untuk mendapatkan persetujuan, dan kami membutuhkan tujuh salinan berbeda untuk setiap pesanan perjalanan." Hasilnya, Egolf mencoba paket perangkat lunak pengurangan kertas siap pakai yang dirancang untuk pemerintah federal.

Perangkat lunak ini memungkinkan rumah sakit untuk mengelola perjalanan secara on-line, mulai dari melacak tunjangan per hari dan menghitung biaya hingga membuat formulir penarikan tunai dan mengesahkan voucher penggantian. Perangkat lunak ini juga memungkinkan rumah sakit mencatat biaya perjalanan dan sisa anggaran perjalanannya.

"Saat ini, untuk semua tujuan praktis, sistem ini tanpa kertas," kata Egolf. Perangkat lunak tersebut telah membantu rumah sakit mengurangi waktu pemrosesan dokumen hingga 93 persen.

 "Tujuan awal berfokus pada pengelolaan perjalanan karyawan tanpa kertas," katanya. "Kami telah mencapai tujuan itu, sebagian karena upaya staf dan sebagian karena keakuratan perangkat lunak."

Dengan hanya investasi $ 6.000, rumah sakit menghemat $ 70 setiap perjalanan karyawan dan menghemat hampir setengah dari anggaran T&E $ 200.000 melalui program pengurangan kertas.

Di luar sana

Konsolidasi pengaturan perjalanan perusahaan oleh lebih sedikit agen telah menjadi tren yang berkembang sejak tahun 1982. 

Hampir tiga dari empat perusahaan sekarang membuat rencana perjalanan untuk lokasi bisnis mereka melalui satu agen dibandingkan dengan 51 persen pada tahun 1988. Dua manfaat utama dari konsolidasi agen adalah fasilitasi akuntansi dan penganggaran T&E, serta pengaruh dalam menegosiasikan diskon perjalanan di masa depan.

Kemajuan teknologi utama yang memungkinkan tren konsolidasi ini berkembang adalah pengenalan printer tiket satelit (STP). 

Menggunakan STP memungkinkan biro perjalanan untuk menggabungkan semua operasi ke satu kantor pusat, dan tetap mengirim semua tiket yang diperlukan ke berbagai lokasi secara instan melalui berbagai layanan kawat.

Sesuai dengan istilahnya, mesin mencetak tiket pesawat di tempat dengan segera, menghilangkan biaya pengiriman.

Bagi London Fog, STP adalah berkah. Anggaran T&E tahunan London Fog sebesar lebih dari $ 15 juta dibagi rata antara dua lokasinya di Eldersburg, Md., Dan New York City. Setiap lokasi membeli jumlah tiket yang sama, jadi akses yang sama ke tiket dari agensi mereka adalah suatu keharusan. Dengan STP di dua lokasi mereka, perusahaan melayani kedua kantor tersebut dengan satu agen di Baltimore. 

Setiap kantor memiliki akses ke tiket langsung dan masih bisa berhemat dengan tidak harus membayar biaya kurir dan pos kilat yang dapat berkisar hingga $ 15 untuk masing-masing lebih dari 500 tiket setiap pembelian setiap tahunnya.

Anggaran T&E tahunan Conde Nast Publications lebih dari $ 20 juta dialokasikan di antara lokasinya di Los Angeles, San Francisco, Chicago, New York dan Detroit. Sejak 1994, pengaturan perjalanan telah ditangani oleh agen terpusat, Advanced Travel Management di New York City, dengan memasang STP di masing-masing dari lima lokasi ini. 

Selain peningkatan efisiensi karena konsolidasi, Conde Nast sekarang memiliki kemampuan untuk mengubah rencana perjalanan dalam waktu singkat dan memiliki tiket baru secara instan.

Manfaat sebenarnya adalah mesin-mesin tersebut dimiliki dan dipelihara oleh biro perjalanan., Sehingga tidak ada biaya yang dikeluarkan perusahaan. 

Karena biaya besar yang terlibat, bagaimanapun, STP tetap menjadi pilihan hanya untuk pembeli tiket utama. "STP adalah opsi yang memungkinkan dalam proses ini untuk lokasi mana pun yang membeli tiket lebih dari $ 500.000 per tahun," kata Shoen.

Karena harga tiket pesawat rata-rata 43 persen dari biaya T&E perusahaan mana pun, penghematan yang diperoleh melalui berbagai penggunaan teknologi menjadi dramatis. 

Misalnya, kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis tren perjalanan mereka sendiri telah menyebabkan terciptanya pembelian tarif bersih-menegosiasikan harga antara perusahaan dan maskapai penerbangan untuk membeli tiket yang tidak termasuk biaya tambahan komisi, penggantian, biaya transaksi, biaya transaksi keagenan, dan diskon lainnya.

Meskipun sebagian besar operator besar AS secara terbuka menyatakan bahwa mereka tidak menegosiasikan diskon perusahaan di bawah tarif pasar yang dipublikasikan, survei American Express tentang manajemen perjalanan bisnis menemukan bahwa 38 persen perusahaan AS memiliki akses ke, atau telah menerapkan, diskon maskapai penerbangan yang dinegosiasikan. Ketersediaan dan mekanisme pengaturan ini sangat bervariasi menurut operator.

Berapa harganya?

Fred Swaffer, manajer transportasi untuk Hewlett-Packard dan pendukung kuat sistem penetapan harga bersih, telah memelopori konsep penetapan harga berbasis biaya dengan perusahaan manajemen perjalanan di bawah kontrak dengan HP. Dia menyatakan bahwa HP, yang menghabiskan lebih dari $ 528 juta per tahun untuk T&E, berencana untuk melakukan semua perjalanan udara berdasarkan harga tarif bersih. “Saat ini, kami memiliki beberapa tarif bersih pada berbagai tahap kesepakatan,” katanya. "Tarif ini dinegosiasikan dengan maskapai penerbangan di tingkat perusahaan, lalu mengalir ke masing-masing dari tujuh wilayah geografis kami."

Frank Kent, manajer regional Barat untuk United Airlines, sependapat: "United Airlines berpartisipasi dalam diskon volume perusahaan, seperti pembelian tiket massal, tetapi tidak dengan harga bersih. Saya belum melihat satu perjanjian tarif bersih yang masuk akal bagi kami. Kami tidak menentangnya, tapi kami tidak memahaminya sekarang. "

Kent menekankan, "Maskapai penerbangan harus mendekati perusahaan dengan hubungan strategis jangka panjang daripada hanya diskon. Kami ingin melihat diri kami berkomitmen pada perusahaan daripada hanya terlibat."

Seiring dengan meningkatnya biaya perjalanan bisnis, perusahaan menyadari bahwa teknik manajemen biaya yang lebih baik dapat membuat perbedaan.

KAMI. biaya perjalanan perusahaan meroket menjadi lebih dari $ 143 miliar pada tahun 1994, menurut survei terbaru American Express tentang manajemen perjalanan bisnis. Pengusaha sektor swasta menghabiskan sekitar $ 2.484 per karyawan untuk perjalanan dan hiburan, meningkat 17 persen selama empat tahun terakhir.

Biaya T&E perusahaan, yang sekarang menjadi pengeluaran terkendali terbesar ketiga di belakang biaya penjualan dan pemrosesan data, berada di bawah pengawasan baru. Perusahaan menyadari bahwa bahkan penghematan 1 persen atau 2 persen dapat diterjemahkan ke dalam jutaan dolar yang ditambahkan ke laba mereka.

Penghematan pesanan tersebut pasti mendapatkan perhatian manajemen, yang merupakan persyaratan untuk jenis proyek ini. Keterlibatan dimulai dengan memahami dan mengevaluasi komponen manajemen T&E agar dapat mengontrol dan memantaunya dengan lebih efektif.

Manajemen langsung mencakup penetapan tanggung jawab untuk manajemen perjalanan, menerapkan sistem pengukuran kualitas untuk layanan perjalanan yang digunakan, dan menulis serta mendistribusikan kebijakan perjalanan formal. Hanya 64 persen perusahaan AS yang memiliki kebijakan perjalanan.

Bahkan dengan dukungan manajemen senior, jalan menuju tabungan masih sulit - hanya satu dari tiga perusahaan yang berhasil menerapkan program internal yang akan membantu memangkas biaya perjalanan, dan banyak sekali aspek perjalanan yang begitu membebani, kebanyakan perusahaan tidak tahu harus mulai dari mana . "Industri perjalanan didasarkan pada informasi," kata Steven R. Schoen, pendiri dan CEO The Global Group Inc. "Sampai saat seorang penumpang benar-benar menginjakkan kaki di pesawat, mereka [hanya] telah membeli informasi. "

Jika itu masalahnya, teknologi informasi tampaknya merupakan tempat yang layak untuk menuntaskan penghematan yang sulit dipahami, tetapi sangat dicari.

 "Inovasi teknologi dalam industri perjalanan bisnis memungkinkan perusahaan menyadari potensi otomatisasi untuk mengontrol dan mengurangi biaya [perjalanan] tidak langsung," kata Roger H. Ballou, presiden Grup Layanan Perjalanan Amerika Serikat dari American Express.

 "Selain itu, banyak perusahaan memulai program kualitas yang mencakup peningkatan proses yang canggih dan upaya rekayasa ulang yang dirancang untuk secara substansial meningkatkan proses manajemen T&E dan mengurangi biaya tidak langsung."

Ketika perusahaan melihat ke teknologi untuk membuat potensi tabungan menjadi kenyataan, mereka bisa menjadi sangat kreatif tentang metode yang mereka terapkan.